Terminplaner & Organizer
Terminplaner ist ein Kalender zum Notieren von Terminen.
Sie werden auch als Organizer oder Zeitplanbuch bezeichnet und dienen als Zeitplanungssysteme, für die Terminplanung, Adressen- oder Aufgabenverwaltung.
Als Sortierungsmedium verwalten sie Termine chronologisch, Adressen und Aufgaben alphabetisch.
Organizer gehören zum Selbstmanagement und sind Bestandteil des Zeitmanagements, weil sie helfen, die Arbeit zu organisieren. Als Organizer können Ringbücher (Beispiel: Filofax, tempus, time/system), gebundene Bücher, Hefte oder lose Karteikarten dienen (Hipster PDA).
WUSSTEN SIE SCHON?
Unterschieden wird im Hinblick auf den Zweck der Terminplanung zwischen produktionsorientierter und projektorientierter Terminplanung.
Die projektorientierte Terminplanung zielt auf die Koordination aller am Projekt Beteiligten ab,
produktionsorientierte dagegen berücksichtigt bei gegebenen
Durchlaufzeiten die Kapazitätsplanung, den Personaleinsatz (Personaleinsatzplanung) und den Einsatz von Fertigungsmaterial.
Viele digitale Medien verfügen über eine Organizer-Funktion, die Aufgaben, Dateien, Kontakte, Termine oder To-do-Listen führt und sortiert; Marktführer ist Microsoft Outlook. Organizer-Software ist ein weit in die Zukunft reichender interaktiver Kalender mit Erinnerungsfunktion.
Tipps für Terminplanung
Termine in Blöcken planen
Unter Berücksichtigung entsprechender Pufferzeiten Termine bündeln. Dadurch wird der Tag, Woche durch wahllos gesetzte Termine nicht zu stark „zerstückelt“.
Einzeltermine möglichst am Tagesanfang oder -ende
Bei nur einem Tagestermin diesen möglichst gleich am Morgen oder gegen Arbeitsende wahrnehmen.
Das ist in der Regel wesentlich effektiver als den Arbeitstag durch diesen Termin zu „zerreißen“.
Achtung vor Zeiträuber
Termine können sich oft unnötig in die Länge ziehen.
In Abhängigkeit von der geschätzten Dauer bietet sich ein Termin vor der Mittagspause oder vor dem Feierabend an.
Dies gilt auch für Telefongesprächen mit Personen, die gerne lange und ausführlich plaudern.
Termine für Büroarbeiten/Projekte fixieren
Reservierte Zeit für Projektarbeiten hat die gleiche Priorität wie ein Termin.
Termine selber vorschlagen
Terminvorschläge abgestimmt auf die eigene Planung und als Alternativvorschlag sparen Zeit.
